一　新聞等発表事項の決定

(一)　広報連絡員は、所管の事務事業について、新聞等発表をする必要があると判断したときは、広報主任に連絡する。

(二)　広報主任は、前項の連絡を受けたときは、上司の指示を受ける。

(三)　広報主任は、前項の決定した事項について、政策企画局に連絡する。

(四)　広報主任は、広報連絡員から協議を受けない事項についても、新聞等発表をする必要があると判断したときは、広報連絡員に協議することができる。

二　発表の形式

(一)　発表の場所

発表は、原則として都庁記者クラブで発表する。

(二)　発表の時間

発表の時間は、原則として午後二時とする。

(三)　発表の方法

ア　口頭説明

(ア)　資料を配布して、これに口頭説明を加える。

(イ)　説明は、原則として主管部長又は課長が行う。

(ウ)　発表日には、発表内容について、報道関係者の質疑に応じられるよう勤務時間終了後約一時間程度在庁する。

イ　資料配布

(ア)　経常的又は簡易な内容のものは、資料配布による。

(イ)　資料配布の場合も、必要に応じアの(ウ)と同じ措置を取る。

(四)　発表資料

ア　部数は、原則として五五部とする。

イ　資料は事前に広報主任に提出する。特にページ数の多い資料は、発表の日の三日前までに提出する。

ウ　調査、研究及び事業の報告書などには、その概要を添付する。

概要は、目的、特色、問題点など見出しを付け箇条書きに簡潔にする。

エ　事故報告などは、発生の日時、場所、状況及びその措置などを明確にする。

オ　資料には、必らず主管課名及び電話番号など連絡先を明記する。

(五)　通達や通知などは、原則として施行日の前日に発表する。

三　取材について

(一)　報道関係者が、取材で訪問してきたときは、広報連絡員は努めて面接し、できるだけの便宜を図る。

(二)　電話などによる取材についても、積極的に応対する。

(三)　広報連絡員は、取材内容が重要なものについては、広報主任に連絡する。

四　テレビジヨン、ラジオ等の出演

(一)　広報連絡員は、所属職員がテレビジヨン、ラジオ等の出演依頼を受けたときは、出演前に広報主任に連絡する。

(二)　広報連絡員は、前項のテレビジヨン、ラジオ等に出演後、その内容を広報主任に連絡する。

第二　都の広報紙等への広報依頼

一　広報連絡員は、政策企画局発行の刊行物、政策企画局又は教育委員会提供番組等を利用して広報を行う場合は、資料をもつて広報主任に連絡する。

二　広報主任は、前項の連絡を受けたときは、上司の指示を受け、所要の手続を取る。

第三　投書等の処理

一　投書等の定義

投書等とは、文書、電話及び口頭などによる教育に関しての個人の意見、要望、苦情、批判、指摘、調査などで、次に掲げるものとする。

(一)　知事、副知事、生活文化局長などに宛てられたもの

(二)　都政モニターから寄せられたもの

(三)　教育委員会、教育長、教育委員、各部長、各教育機関の長(学校を除く。)などに宛てられたもの

二　投書等の処理手続

(一)　文書によるもの

ア　広報連絡員は、投書等のうち文書によるものを、全て広報主任に回送する。

イ　広報主任は、前項により回送されてきた投書等を次のいずれかに区分し、重要なものについては、別紙様式一により、教育長、次長、教育監及び総務部長に報告するとともに、別紙様式二により広報連絡員に通知する。

(ア)　回答を要するもの

(イ)　調査を要するもの

(ウ)　伝達のみにとどめるもの

ウ　広報連絡員は、前項により通知を受けた投書等のうち、重要なものについて、主管部長に報告する。

エ　主管部長は、前項により報告を受けた投書等の回答又は調査結果のうち、必要と認められるものについては、広報主任を経由して総務部長に協議し、又は報告する。

オ　広報連絡員は、第三、二、(一)により投書等の通知を受けたときは、投書等をした者に対して回答するとともに、回答又は調査結果を広報主任に報告する。

カ　広報主任は、前項により報告を受けた回答又は調査結果のうち、重要なものについては、教育長、次長、教育監及び総務部長に報告する。

(二)　電話又は口頭によるもの

ア　広報連絡員は、電話又は口頭による投書等のうち、主管部課において処理できるものを処理する。ただし、重要なものについては、別紙様式三により広報主任に連絡する。

イ　広報連絡員は、電話又は口頭による投書等のうち主管部課において処理できるものは、第三、二、(一)に準じて処理する。

第四　陳情等について

一　広報連絡員は、知事、副知事等宛ての陳情書等で回送されたもの又は教育委員会、教育長、教育委員若しくは次長宛ての陳情書等を受理したときは、速やかに広報主任に回送する。　

二　広報主任は、前項により回送されてきた陳情書等を上司の指示により関係部課長に供覧の上、保管する。

第五　広聴集会等

一　広報主任は、東京都の教育に関する問題について広聴集会等を実施する必要があると認められるときは、上司の指示を受け、あらかじめテーマの設定、出席者などについて関係部課長と必要な調整を行うものとする。

二　広報主任は、広聴集会等の結果について、その概要を取りまとめ、速やかに教育長に報告するとともに関係部長に供覧する。

第六　刊行物の発行

一　刊行物の定義

刊行物とは次に掲げるものとする。

(一)　都民(都民を構成員とする団体を含む。)、区市町村及び学校に広報を目的として配布するページ物、パンフレツト、ポスター、ビラ、リーフレツト、アルバムなどの印刷物

(二)　事務事業概要、調査研究結果報告書等教育行政に関する印刷物

二　刊行物の企画立案

広報連絡員は、前項(一)の刊行物の企画立案の際、広報主任及び関連のある課の広報連絡員と密接な連絡を取る。

三　刊行物の発行

広報連絡員は、刊行物を配布する際、事前に広報主任に三部提出する。

四　新聞等発表

広報主任は、刊行物を新聞等発表する場合は第一の新聞等発表により処理する。

第七　情報の収集

一　広報連絡員は、教育に関する情報を収集し、判断の上、上司に報告する。なお、教育長に報告する必要がある場合は広報主任に連絡する。

二　事故発生報告等については、昭和四六年一〇月一一日付四六教総庶発第三八八号の「事故発生報告等事務処理要綱」による。

三　広報連絡員は、毎月一〇日までに、年間の行事予定等を広報主任に通知する。