東京都教育庁、教育事務所、出張所及び各教育機関(学校を除く。)で作成配布する主要刊行物の取扱いについては、これまで東京都教育委員会主要刊行物取扱要綱(昭和48年9月5日教育長決定)に基づき運用されてきたところであるが、この度、印刷物の一層の効果的な作成及び事務の効率的な運用を図るため、新たに東京都教育委員会印刷物取扱規程を制定した。

本規程に基づき、平成13年4月1日から下記により処理することと定めたので、貴所属職員に周知し、取扱いに遺漏なきを期されたい。

第1　東京都教育委員会印刷物取扱規程

1　作成配布の方針(第3条関係)

印刷物は、都民あるいは区市町村教育委員会と東京都教育委員会とを結ぶ有力な媒体として、あるいは庁内の意思疎通の手段として、有効に活用していかなければならない。この印刷物が果たすべき役割の重要性を考慮して、印刷物を作成し、配布するに当たっての基本的な考え方を明らかにした。すなわち、すべての印刷物は、その内容において妥当であり、かつ、必要最小限の費用をもって最大の効果を発揮するように作成し、配布しなければならない。

したがって、新しく作成しようとする印刷物は、その必要性について十分検討し、また、継続して作成している印刷物であっても、常にその印刷内容について厳しく見直しを行う必要がある。部数についても、特に庁内においては、共同利用を考慮するなど真に必要な数量だけ作成し、配布するようにしなければならない。また、社会経済の動向や都民の要望など都の教育行政を取り巻く諸情勢の変化に対応して、より良く都の教育行政を都民に知らせ、都民の理解と協力を深めていくために、積極的に印刷物の内容の改善と配布の適正化に努力しなければならない。

2　作成手続(第4条関係)

(1)　印刷物作成の主管課長は、作成しようとする印刷物の内容、規格、数量、配布先等について十分検討した上で、総務課長又は所の庶務主管課長に協議しなければならない。

(2)　印刷物作成の協議にあたっては、印刷物の作成目的、内容、配布先等を記載した起案文書に仕様書及び原稿を添付するものとする。協議の際に、印刷物の原稿が確定していない場合にも、概要がわかるような記載または関係書類の添付に努めなければならない。

印刷物作成に係る起案文書を作成せず、契約、支払等に関する起案文書のみで協議を行う場合にも同様の取扱いを行うものとする。

(3)　外部団体等に対して調査委託を行った事項について、その調査結果を委託先の団体等が直接印刷する場合も、印刷物が東京都教育委員会の機関の名称において発行される限り、東京都教育委員会印刷物取扱規程(以下「規程」という。)が適用されるので、第4条に定める手続に従って作成しなければならない。

3　登録(第5条関係)

(1)　総務課長又は所の庶務主管課長は、協議を受けたすべての印刷物を、印刷物登録台帳に登録する。

(2)　奥付は、著作権の所在を明らかにし、その作成部課を示すことにより、責任の所在を明らかにする等の重要な役割を果たすものである。したがって、印刷物には名称、発行年月日、編集・発行部課名等を明記した奥付を付し、その中に年度ごとに一連の登録番号を明記する。

(3)　ポスター、ビラ、チラシ、リーフレット等で、紙面に余白がないもの及びレイアウト等の編集上の制約があるもの並びに事務用紙類、通知類及び写真類等については、登録番号等の記載を省略することができる。

4　主要刊行物の指定(第6条関係)

(1)　印刷物作成の主管課長は、毎年総務課長が定める期限までに、翌年度に作成する予定の事業概要、年次報告書、調査研究報告書、指導書、手引書(事務の手引を除く。)、広報誌等を総務課長に報告しなければならない。年度中途において追加または重要な変更をする必要が生じたときも、また同様とする。

(2)　総務課長は、前項により報告を受けたもののうちから、規程第6条第3項に定める基準に基づき、主要刊行物を選定し、指定するものとする。

5　整理保管(第8条関係)

(1)　作成した印刷物の広報統計課長への送付は、主要刊行物については3部、主要刊行物以外の印刷物で、都民に周知する目的をもって作成されたもの及び都民に周知する目的をもって作成したもの以外のものであってその内容から都民に情報提供することができると認められるものについては1部とする。ただし、映画フィルム、ビデオテープ、スライド及び写真等で作成部数が極端に少ないもの又は事務用紙類で、広報統計課長が送付する必要性が低いと認めるものについては、この限りでない。

(2)　広報統計課長は、送付を受けた印刷物を整理保管し、公開することが適当であると認める印刷物は、都民の閲覧の用に供する。

6　配布(第9条関係)

(1)　教育行政資料として広く都民に公開し、併せて都の職員の利用に供するため、主要刊行物を作成したときは、その都度総務局総務部情報公開課(以下「情報公開課」という。)へ3部、政策企画局計画調整部計画調整課資料室へ1部、東京都立中央図書館へ2部、東京都議会図書館へ1部及び東京都教職員研修センターへ1部送付する。

なお、公開を適当としないもの又は映画フィルム、ビデオテープ、スライド及び写真等で作成部数が極端に少ないものについては、上記の機関に送付しないこと又は部数を減らして送付することができる。

(2)　第9条第2項中、都民に周知する目的をもって作成したもの以外のものであってその内容から都民に情報提供をすることができるものを情報公開課に送付する趣旨は、東京都情報公開条例に基づく公文書開示請求を待つことなく、積極的に都民に情報提供を行うことにある。このため、印刷物(作成部数が極端に少ないものを除く。)に同条例第7条各号に該当する情報が記録されていないと認められる場合には、情報公開課へ送付することにより都民の閲覧に供することとする。

(3)　第9条第1項及び同条第2項の規定に基づき、都民の閲覧に供することとした場合には、東京都教育委員会情報公開の総合的な推進に関する事務取扱要綱に基づき作成する一覧表に、当該印刷物の名称等を掲載しなければならない。

(4)　国立国会図書館については、国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条によって主な印刷物の送付(各30部)が義務付けられている。

なお、都の印刷物については、都の申請に基づく特例措置として納本部数の削減が承認されているので、各5部を作成の都度納本しなければならない。

7　規格(第10条関係)

(1)　規格表は、類別を6種類とし、ページ物の印刷物を1類から3類までに分類している。ページ物の印刷物のうち、主として対外的広報用として作成されたものを1類とし、主として部内事務用として作成されたもののうち、教育行政資料として保管利用すべきものを2類に、その他のものを3類としている。

(2)　印刷物の規格は、原則として規格表に掲げる基準による。ただし、印刷物の作成目的等に照らして、妥当と認められるものについては、この限りではない。

(3)　印刷物の用紙については、規程の別表に定めているところであるが、次のことに十分留意しなければならない。

ア　印刷物の用紙は、次のものを除き、古紙を再生利用した紙(以下「再生紙」という。)を使用するものとする。

(ア)　印刷物の性格上特に考慮する必要のあるもの

(イ)　その他再生紙を使用しないことについてやむを得ない事情があると認められるもの

イ　アにより再生紙を使用する印刷物を例示すると、次のとおりである。

(ア)　広報誌・パンフレット

(イ)　事業概要

(ウ)　事業計画書

(エ)　事業報告書

(オ)　年報・月報

(カ)　調査研究報告書

(キ)　名簿類

(ク)　通達・通知類

(ケ)　指導書・手引書

(コ)　要覧・便覧

(サ)　会議録・議事録

(シ)　各種資料

(ス)　その他これらに類するもの

ウ　再生紙を使用する印刷物については、その印刷物に再生紙使用の文字等を表示するものとする。

(4)　ページ物の印刷物には、保管利用の便宜上、可能な限り背文字を印刷する。

(5)　すべての印刷物に、可能な限り都のシンボルマークを表示する。

第2　都の公の施設の管理受託者が作成する印刷物

都の公の施設の管理を委託している場合において、管理受託者が受託業務の中で作成する印刷物については、都の公の施設に関する印刷物であること、都の作成した印刷物であるととらえられる可能性があること及び委託費用を都が支出していること等の事情を考慮して、第3条に規定する作成配布の方針の趣旨に沿って作成されるよう管理受託者に対する指導には十分留意しなければならない。