○東京都教育委員会が指定する電子情報処理組織を利用して行う開示請求に関する事務取扱要綱
平成16年1月16日
15教総総第1694号
第1 趣旨
この要綱は、東京デジタルファースト条例(平成16年東京都条例第147号)第6条の規定に基づき、東京都教育委員会が指定する電子情報処理組織(以下「情報公開用システム」という。)を利用して行う開示請求(以下「開示請求」という。)の事務処理について、必要な事項を定めるものとする。
第2 開示請求の方法
1 開示請求をしようとするものは、東京電子自治体共同運営システムが発行する利用者ID及びパスワードを取得した上で、情報公開用システムの申請様式画面から、次のいずれかの方法により開示請求を行う。
(1) 公文書の件名又は内容を直接入力する方法
(2) 公文書を検索して特定する方法
2 1(2)は、公文書一件ごとに開示請求を行うものとし、一件の公文書の一部のみを特定することはできない。
第3 開示請求の受付
開示請求の受付は、情報公開用システムのサーバに請求に係るデータが記録されることにより行われる。この場合、当該データがサーバに到達した日を、東京都情報公開条例(平成11年東京都条例第5号。以下「条例」という。)第12条第1項に規定する開示請求があった日とする。
第4 開示請求の補正
第2 1(1)による方法で開示請求を行った場合で、開示請求文書を特定できなかったときには、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき又は開示請求者に連絡がつかないときには、請求を却下する(却下する場合の処理については、東京都教育委員会情報公開事務取扱要綱(平成11年12月24日付11教総総第857号)第3 5(10)を準用する。)。
第5 開示請求の収受処理
1 公文書の件名又は内容を直接入力する方法
(1) 情報公開課による教育庁総務部総務課への送付
総務局総務部情報公開課(以下「情報公開課」という。)は、開示請求を受け付けたときは、当該開示請求の内容を確認して当該開示請求が教育委員会に関するものであるときは、教育庁総務部総務課(以下「総務課」という。)に送付する。
(2) 総務課による開示請求の確認
情報公開課から送付を受けた総務課は、情報公開用システムを用いて、当該開示請求の内容を確認する。
(3) 開示請求の主務課への送付
開示請求の内容を確認した総務課は、東京都高度情報化推進システム(以下「TAIMS」という。)の電子メールを用いて、速やかに開示請求に係る公文書の主務課の組織端末に当該開示請求を送付する。送付を受けた主務課は、文書総合管理システムの受信電子文書一覧から収受の処理を行う。
2 公文書を検索して特定する方法
(1) 開示請求の確認
総務課は、開示請求を受け付けたときは、情報公開用システムを用いて、当該開示請求の内容を確認する。
(2) 開示請求の主務課への送付
開示請求の内容を確認した総務課は、TAIMSの電子メールを用いて、速やかに開示請求に係る公文書の主務課の組織端末に当該開示請求を送付する。送付を受けた主務課は、文書総合管理システムの受信電子文書一覧から収受の処理を行う。
なお、開示請求時において、情報公開用システムに登録されている主務課が異なる場合は、総務課が情報公開課へ変更を依頼し、情報公開課がその処理を行う。
第6 収受後の開示請求の取扱い
開示請求を受け付けた主務課は、必要に応じて開示請求者と連絡を取り、開示請求に係る公文書が開示請求者の請求の趣旨に合致していることを確認する。
第7 開示決定等の登録
総務課は、主務課から開示等決定の通知を受けたときは、情報公開用システムを用いて直ちに処理完了等の登録を行う。
第8 開示請求の取下げ
1 開示請求者による開示請求の取下げ
開示請求者は、開示請求を取り下げる場合、原則として情報公開用システムを用いて取下げの申請を行うものとする。
総務課は、その取下げ申請を受け付けたときは、速やかに主務課に送付し、送付を受けた主務課は、文書総合管理システムの受信文書一覧から収受の処理を行う。
2 実施機関からの開示請求取下げの依頼
主務課は、開示請求に係る公文書が次のいずれかに該当するときは、開示請求者に十分な説明を行った上で、情報公開用システムによる開示請求の取下げを依頼することができる。この場合、主務課は、開示請求者の請求権を侵害することがないよう、最大限配慮しなければならない。
(1) 条例第2条の2に該当する場合
本条に該当する場合は、法令の規定により閲覧手続等が定められているので、取下げの依頼に先立ちその旨を説明し、当該文書の所管部署を案内する。
(2) 条例第18条に該当する場合
本条に該当する公文書は、他の制度等による閲覧等ができるので、取下げの依頼に先立ちその旨を説明し、閲覧等の手続や閲覧等ができる場所を案内する。
(3) 開示請求者が第2 1(2)による方法で開示請求を行った場合で、開示を希望する公文書が開示請求に係る公文書の一部であるとき。
(4) 開示請求によらずに情報提供ができる場合であって、情報提供によることについて開示請求者の了解が得られた場合
第9 個人情報の適切な管理
情報公開用システムのサーバに記録された、開示請求者に係る個人情報は、システムの処理が終了してから1年間が経過した後速やかに消去する。
総務課及び主務課の組織端末等に記録された、開示請求者に係る個人情報は、事務遂行上必要な期間の終了した後速やかに消去する。
附則
この要綱は、平成16年1月16日から施行する。
附則(平成21年20教総総第2411号)
この要綱は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年22教総総第625号)
この要綱は、平成22年7月16日から施行する。
附則(平成22年22教総総第840号)
1 この要綱は、平成22年8月25日から施行する。
2 改正後の第7及び第9の規定は、教育庁において東京電子自治体共同運営システムによる審査を開始する開示請求から適用し、同システムによる審査を開始する前に受付を行った開示請求については、なお従前の例による。
附則(令和3年2教総総第2778号)
この要綱は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3教総総第2922号)
この要綱は、令和4年4月1日から施行する。