都立学校ICT計画に基づき、都立学校教員の校務処理用パソコン(TAIMS端末)が配備され、セキュリティソフトウェアを介して成績情報を一元的に管理するデータセンター(成績等管理サーバ)が構築されたことから、都立学校における成績情報のセキュリティは一定程度向上した。

しかしながら、児童・生徒指導要録の作成し忘れや記入漏れ、転出児童・生徒の指導要録の紛失事故などが後を断たない上に、紙媒体による保存・管理に要する労力が大きく、保管場所の確保・紙質の劣化防止対策などの課題もある。

こうしたことを踏まえ、成績情報のセキュリティを一層向上するとともに、校務処理のうち特に成績処理に係る業務の効率化を図ることを目的として、幼児・児童・生徒指導要録の電子化を推進する。

2　電子化

(1)　期間

全ての都立学校は、基準別紙「児童・生徒指導要録電子化の手順について」のとおり、平成24年度から児童・生徒指導要録の電子化に着手し、平成26年度末までに全校での電子化を実現するものとする。ただし、平成26年3月31日付の改正において、新たに対象とする都立学校等については、別紙のとおりとする。

なお、児童・生徒指導要録の記入の仕方等は、平成23年3月「東京都立特別支援学校幼稚部幼児指導要録」、平成24年3月、平成28年3月「東京都立高等学校生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成24年3月「東京都立特別支援学校高等部生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成23年3月「東京都立特別支援学校小学部・中学部児童・生徒指導要録の様式及び取扱い」に加え、指導部高等学校教育指導課、義務教育指導課、特別支援教育指導課がそれぞれ新たに作成する、電子版の作成に特化した「記入の仕方(仮称)」によるものとする。ただし、基準別紙の別紙「記入の仕方」に記載する事項は、これらに優先するものとする。

(2)　対象校

全ての都立学校を対象とする。ただし、平成26年3月31日付の改正において、新たに対象とする都立学校等については、別紙のとおりとする。

(3)　基準

平成24年度より、新たに作成する児童・生徒指導要録は、校内で意思決定の上、成績処理ファイルにより電子で作成し、成績等管理サーバ内の管理職等(校長、副校長、教務主任、学年の教務担当者)のみが閲覧できる領域に保存する。紙媒体による保存は行わない。保存に当たり、児童・生徒指導要録は外字が読める形式のpdfファイルに変換することとする。(注1)

なお、児童・生徒氏名等に用いる外字がある場合、TAIMSでは各端末に依存することから、児童・生徒指導要録のpdf化は原則として学級(ホームルーム)担任が行い、学年の教務担当者、教務主任、副校長の点検を経た上で、校長が最終確認を行って、校長又は副校長が成績等管理サーバ内の定められたフォルダ内に格納する。(注2)

(注1)　pdf化に対応するためのfogosの改修版は、平成25年4月5日18時から配信している。

学校管理システム「賢者」等導入校については、すでにpdf化及び成績等管理サーバへの格納は必須としている。

(注2)　指導要録を保存するフォルダについては、平成24年12月21日付24教指企第917号「児童・生徒指導要録の電子保存に伴う成績等管理サーバの設定変更について(通知)」を参照すること。

(4)　幼児・児童・生徒指導要録の生成及び保存

ア　生成及び保存の手順

以下に示す手順により、幼児・児童・生徒指導要録の生成及び保存を行う。

1　幼児・児童・生徒指導要録の生成

2　学年等での点検

3　学級(ホームルーム)担任によるpdf化

4　管理職による確認

5　管理職による成績等管理サーバへの格納

6　管理職による不要データの削除(注)

(注)　卒業年度末作成のもの以外を削除する。その際、転退学者、原級留置者、休学・留学中の児童・生徒の指導要録は、以下ウにならい、事前に移動しておくこと。

※　学年等での点検は、学年主任、学年教務担当者を中心に、全ての学級(ホームルーム)担任全員が携わって行うこと。その際、点検記録簿を任意様式で作成し、点検完了後に従事した教職員及び確認した管理職が押印するなど、点検に漏れがないように工夫すること。

なお、幼児・児童・生徒台帳、転退学者リスト、転編入者リストとの照合及び保存フォルダの格納状況についても確認すること。

イ　生成及び保存の時期

以下に示す時期に、幼児・児童・生徒指導要録の生成及び保存を行う。

1　年度当初(入学時及び進級時)※幼児については、随時入学である。

2　年度末(修了時及び卒業時)

3　転編入時

4　転退学時

ウ　保存フォルダ

別紙のとおり、入学年度別・様式別に保存すること。

なお、転退学者の幼児・児童・生徒指導要録の取扱いについては、以下のとおりである。

(ア)　転学・退学

転退学者については、転退学の時点で幼児・児童・生徒指導要録を生成し、pdf化した上で、「転退学者」フォルダに格納するとともに、同フォルダ内に転退学者リストを作成・保存すること。

(イ)　原級留置

原級留置者については、進級時の処理が終了した後、下位年度入学者フォルダに移行するとともに、同フォルダ及び元の所属学年原級留置者等リストを作成すること。(原級留置となった児童・生徒は、当該学年で新たに児童・生徒指導要録を生成するため、入学年度に生成した児童・生徒指導要録と併せて保存することになる。)

(ウ)　休学・留学

休学・留学については、当該年度に復学する場合は、当該入学年度フォルダに格納したままとする。当該入学年度以外の学年に復学する場合は、上記(イ)と同様とする。

(エ)　転編入

転編入については、出身学校等から送付を受けた幼児・児童・生徒指導要録の抄本又は写しは、紙媒体として保存し、新たに転編入する学年等のフォルダ内で当該転編入幼児・児童・生徒の指導要録を生成するとともに、同フォルダ内に転編入者リストを作成・保存すること。

(5)　その他

ア　保存期間及び廃棄処理

電子化した幼児・児童・生徒指導要録は、定められた保存年限(注)に従い成績等管理サーバで保存・管理し、保存年限終了後、校内で意思決定の上、廃棄すること。転編入者幼児・の児童・生徒指導要録の抄本又は写し及び出身学校の児童・生徒指導要録の抄本又は写しについても、定められた保存年限に従い、紙媒体により耐火庫で保存・管理する。

(注)　保存対象となる文書及び保存年限については、学校教育法施行規則第24条、第28条を参照すること。

イ　転出者・進学者

幼児・児童・生徒が転学する場合は、当該の幼児・児童・生徒の指導要録を印字し、余白に原本と相違ない旨記載し、公印を押印して、転出先の学校等に紙媒体により送付する。また、幼児・児童・生徒が小学校・中学校・高等学校に進学する場合は、当該の幼児・児童・生徒の指導要録抄本を印字し、余白に原本と相違ない旨記載し、公印を押印して、進学先の学校に紙媒体により送付する。

(6)　学校管理システム「賢者」等導入校

学校管理システム「賢者」等導入校については、別紙のとおり、今後、計画的に成績処理ファイルによる成績処理に移行する。それまでの間は、上記(4)幼児・児童・生徒指導要録の生成及び保存に示した手順を踏まえ、児童・生徒指導要録の電子保存を行う。

ア　pdf化

pdf化は「賢者」等のシステム内において行う。

学年主任及び学年の教務担当者が立ち会い、学級(ホームルーム)担任がpdf化を行う。pdf化した後、学年主任、学年の教務担当者、学級(ホームルーム)担任の三者で点検を行う。点検の内容は、生成漏れや入力漏れ等の有無、評価・評定等成績の誤りや不適切な文言表記の有無とする。

イ　格納

pdf化した児童・生徒指導要録は、速やかに成績等管理サーバに移行する。

教務主任、当該学年の学年主任及び教務担当者が立会い、管理職が公費購入認証機能付USBメモリにpdf化した児童・生徒指導要録を書き出す。

なお、「賢者」等のシステム内にpdf化した児童・生徒指導要録が残っていないことを、管理職、教務主任、当該学年の学年主任及び教務担当者が確認する。

管理職は、同USBメモリ内のpdf化した児童・生徒指導要録を、自身のTAIMS端末から「サーバ利用モード」で成績等管理サーバ内の所定のフォルダに格納する。格納したpdfファイルを児童・生徒指導要録の原本とする。

なお、同USBメモリにpdfファイルが残っていないことを、教務主任を立ち会せて確認すること。

ウ　点検

pdf化した児童・生徒指導要録の点検を行う。

管理職及び教務主任が立ち会い、学年主任及び学年の教務担当者が点検を行う。点検の内容は、生成漏れや記入漏れ等の有無とする。

3　関連事項

(1)　電子化に当たっての学校支援

児童・生徒指導要録の電子化に当たっては、平成24年3月5日教育庁指導部長決定「成績処理推奨ファイル導入支援実施要項(23教指企第906号)」に定めるとおり、導入校への支援を行う。

(2)　成績等管理サーバの管理

電子化した幼児・児童・生徒指導要録を保存・管理する成績等管理サーバ及びセキュリティソフトウェアは、総務部教育情報課において所管する。

4　庶務

本基準に基づいた幼児・児童・生徒指導要録の電子化に伴い必要となる事務については、教育庁指導部指導企画課がこれを処理する。

(補則)

5　その他

本基準に基づいた幼児・児童・生徒指導要録の電子化に伴い新たに必要となる事項については、その都度教育庁指導部指導企画課長が定める。

幼児・児童・生徒指導要録電子化の手順について

第1　幼児・児童・生徒指導要録電子化に係るシステム等の定義

1　成績等管理サーバ

成績等管理サーバは、都立学校ICT計画に基づいて、成績等個人情報を一元的に管理し、業務の効率化を図るとともに、成績等個人情報の漏洩を防ぐために、外部のデータセンターに設置・管理するものである。

都立学校では、成績データを必ず成績等管理サーバに格納しなければならない。成績等管理サーバは、各教職員の個人端末(以下「TAIMS端末」という。)にインストールした、セキュリティプログラム(以下「fogos」という。)起動時にのみアクセスできる仕組みになっており、成績等管理サーバ内の電子データの修正・上書き保存を行う際は、通常のTAIMSメール等の機能は停止されるように設計されている。また、成績等管理サーバ内にTAIMS端末から電子データを移行したり、その逆に取り出したり、また、一時的であってもTAIMS端末に保存したりすることはできないように設計されている。ただし、管理職(校長及び副校長)には、成績等管理サーバへの電子データの移設や成績等管理サーバから管理職のTAIMS端末を通しての外部記録媒体への電子データの書き出しができる権限を付与している。また、成績等管理サーバには、管理職のみがアクセスできる領域を設定している。

なお、教職員には、管理職を含め、TAIMS端末のアカウントに加え、fogosのアカウントを割り当てており、所属校の領域にしかアクセスできない。

TAIMS回線の通信容量は10Mbpsで、30の学校単位で1つのグループを構成している。1グループ当たりの通信容量は100Mbpsである。各校の成績処理の時期は、5月、7月、10月、12月、1月、2月、3月の一定期間にほぼ重複している。

2　成績処理推奨ファイル

成績処理推奨ファイル(以下「推奨ファイル」という。)は、成績処理のデータベース型のファイル群であり、高校用推奨ファイル、中学校用推奨ファイル及び特別支援学校用推奨ファイルの総称である。

推奨ファイルは、都立高等学校(以下「都立高校」という。)、都立高等学校附属中学校・都立中等教育学校(以下「都立中学校」という。)及び都立特別支援学校(以下「特別支援学校」という。)の幼児・児童・生徒に関し、入学から卒業までの間に取り扱う、学習指導要領に定められた各教科・科目等の評価・評定、出欠の記録、個別の教育支援計画及び個別指導計画等の成績等個人情報を、上記1の成績等管理サーバに格納し安全かつ確実に管理するために開発した、リレーショナル型データベースのファイル群のことである。

(1)　推奨ファイルの概要

成績処理推奨ファイルは、マイクロソフト・アクセス2003(以下「アクセス」という。)によるデータベースとマイクロソフト・エクセル2003(以下「エクセル」という。)による入出力帳票群から構成されている。(注)

成績データは、アクセスのデータベースで管理し、データベースへ成績データの取込むための入力帳票と取込んだ成績データを通知表や幼児・児童・生徒指導要録などを出力するための出力帳票はエクセルによりその都度、生成するようになっている。生成されたエクセル形式のデータを変更しても、アクセスのデータベースの成績データは変更できないようにしてある。

アクセスのデータベースから生成される入力帳票は、教員が異動しても成績処理の手順や操作方法を覚えなおす必要がないよう、様式は変更できないようにしてあるが、出力帳票は、推奨ファイル標準版のものを、各学校の希望に応じてカスタマイズできるようにしてある。

(注)　TAIMS端末の更新に伴い、平成26年度中に、OSはマイクロソフト・ウィンドウズ7に、マイクロソフト・オフィスは2010に更新される予定である。これに伴い、成績等管理サーバを通じて、対応版の推奨ファイルがダウンロードできるようにしていく予定である。

ア　推奨ファイルにより生成される幼児・児童・生徒指導要録

一人の幼児・児童・生徒につき、20年保存の様式1が1ファイル、5年保存の様式2が1ファイルの計2ファイルが、いずれもエクセル形式により生成される。

イ　推奨ファイルにより作成される調査書

一つの学級・クラスにつき、進学者用調査書(学級・クラス人数分のシート)が1ファイル、就職者用調査書(学級・クラス人数分のシート)が1ファイルの計2ファイルが、それぞれエクセル形式により生成される。

ウ　その他の出力帳票

上記ア及びイ以外の出力帳票は、学年・学級・ホームルーム単位ないし幼児・児童・生徒個人単位で生成される。

(2)　推奨ファイルでできること

ア　高校用推奨ファイル

名票、定期考査素点一覧表、同生徒個票、成績会議資料(評定一覧表、学年概況)、通知表、生徒個人カルテ、調査書、生徒指導要録、各種証明書等が生成できる。

推奨ファイルに蓄積した成績データ等は、エクセルやCSV形式での生成が可能であり、学校の用途に応じて成績データを活用できるようになっている。

科目名の設定は、普通科、専門学科、定時制課程に対応しており、学習指導要領の改訂にも柔軟に対応できる。

なお、平成25年度中に、50科目超対応版を、平成26年度中に、100科目超対応版を開発する予定である。

イ　中学校用推奨ファイル

名票、定期考査素点一覧表〔観点別学習状況評価にも対応〕、同生徒個票、成績会議資料(評定一覧表〔観点別学習状況評価にも対応〕)、通知表、生徒個人カルテ、調査書、生徒指導要録等が生成できる。

高校用推奨ファイルと同様に、中学校用推奨ファイルに蓄積した成績データは、エクセルやCSV形式での生成が可能であり、学校の用途に応じて成績データを活用できるようになっている。

中学校用推奨ファイルは、高等学校や中等教育学校後期課程での高校用推奨ファイルの個人カルテとデータ連携することで、6年間の成績の推移を視覚的に把握できるよう設計してある。

ウ　特別支援学校用推奨ファイル

小学部用、中学部用、高等部用の推奨ファイルがあり、知的障害を併せ有する児童・生徒の教育課程、自立活動を主とする教育課程、準ずる教育課程、それぞれに対応した児童・生徒指導要録の生成ができる。また、準ずる教育課程の場合は、上記ア及びイをカスタマイズして流用することもできる。

なお、幼稚部版は、平成25年度中に新たに開発するとともに、特別支援学校版における個別の教育支援計画、年間及び学期ごとの個別指導計画(実態把握表等を含む)、個人ファイル、通知表(あゆみ)等の出力帳票については、平成25年度以降に追加開発を行う予定である。

(3)　その他

推奨ファイル、入出力帳票、操作説明書、カスタマイズ要領書等の帰属は都にある。各校で推奨ファイルを導入する場合に限り、校内での教職員への配布を目的に複写を許可する。推奨ファイルのデータベース部分及びマクロプログラムについては、改変等を行ってはならない。入出力帳票については、各校で推奨ファイルを導入する場合に限り、各校の教育課程、成績処理の仕方や児童・生徒の実態に応じて、カスタマイズ要領書の手順に従って改変等を行ってよい。

なお、成績処理推奨ファイルによる成績処理業務のフローについては、TAIMS掲示板「成績等管理サーバQ＆A掲示板」の各推奨ファイルの「導入手順書」ほかを参照すること。

第2　幼児・児童・生徒指導要録等の生成

幼児・児童・生徒指導要録の生成手順の詳細については、TAIMS掲示板「成績等管理サーバQ＆A掲示板」の各推奨ファイルの「指導要録作成手順書」(特別支援学校版については、操作説明書に記載)ほかを参照すること。

1　高校用推奨ファイルによる場合

(1)　入学時及び各年度当初

生徒氏名、現住所、出身中学校名などの生徒基本情報をアクセスのデータベースに入力する。又は、エクセルファイルからデータベースに取込む。

アクセスのデータベース上で生徒指導要録の様式1及び様式2の生成を選択すると、エクセル形式の生徒指導要録が生成される。

(2)　各年度中

エクセル形式の入力帳票(成績点票等)に定期考査結果、評価・評定、欠席日数、教科・科目欠時数などの成績データを入力、又は、他のエクセルファイルから入力帳票(成績点票等)にデータを貼付した上で、データベースに取込む。

アクセスのデータベース上で定期考査素点一覧表、成績一覧表(評価・評定)、定期考査個表、通知表、生徒個人カルテ、調査書などの生成を選択すると、エクセル形式の諸様式が生成される。

(3)　各年度末

エクセル形式の入力帳票(所見点票等)に委員会活動、部活動、所見、特記事項などのデータを入力した上で、データベースに取込む。

アクセスのデータベース上で生徒指導要録の様式1及び2の生成を選択すると、生徒指導要録が生成される。ただし、卒業時については、卒業処理(卒業年月日を入力し、卒業生台帳を生成する。)を行った上で、生徒指導要録の生成を選択する。

2　中学校用推奨ファイルによる場合

(1)　入学時及び各年度当初

生徒氏名、現住所、出身小学校名などの生徒基本情報をアクセスのデータベースに入力する。又は、エクセルファイルからデータベースに取込む。

アクセスのデータベース上で生徒指導要録の様式1及び様式2の生成を選択すると、エクセル形式の生徒指導要録が生成される。

(2)　各年度中

エクセル形式の入力帳票(成績点票等)に定期考査結果、観点別学習状況評価、評価・評定、欠席日数などの成績情報を入力、又は、他のエクセルファイルから入力帳票(成績点票等)にデータを貼付した上で、データベースに取込む。

アクセスのデータベース上で定期考査素点一覧表、成績一覧表(評価・評定)、定期考査個表、通知表、生徒個人カルテ、調査書などの生成を選択すると、エクセル形式の諸様式が生成される。

(3)　各年度末

エクセル形式の入力帳票(所見点票等)に委員会活動、部活動、所見、特記事項などのデータを入力、又は、他のエクセルファイルから入力帳票(所見点票等)にデータを貼付した上で、データベースに取込む。

アクセスのデータベース上で生徒指導要録の様式1及び様式2の生成を選択すると、エクセル形式の生徒指導要録が生成される。ただし、卒業時については、卒業処理(卒業年月日を入力し、卒業生台帳を生成する。)を行った上で、生徒指導要録を生成する。

3　特別支援学校用推奨ファイルによる場合

(1)　入学時及び各年度当初

幼児・児童・生徒氏名、現住所などの幼児・児童・生徒の基本情報をアクセスのデータベースに入力する。又は、エクセルファイルからデータベースに取込む。

アクセスのデータベース上で幼児・児童・生徒指導要録の様式1・様式2及び同抄本の生成を選択すると、エクセル形式の幼児・児童・生徒指導要録及び同抄本が生成される。

(2)　各年度中(高校用推奨ファイル・中学校用推奨ファイルを流用する場合に限る。)

エクセル形式の入力帳票(成績点票等)に定期考査結果、観点別学習状況評価、評価・評定、欠席日数、教科・科目欠時数などの成績情報を入力、又は、他のエクセルファイルから入力帳票(成績点票等)にデータを貼付した上で、データベースに取込む。

アクセスのデータベース上で定期考査素点一覧表、成績一覧表(評価・評定)、定期考査個表、通知表、生徒個人カルテ、調査書などの生成を選択すると、エクセル形式の諸様式が生成される。

(3)　各年度末

エクセル形式の入力帳票に文言による評価、所見、特記事項などのデータを入力する。

アクセスのデータベース上で幼児・児童・生徒指導要録の様式1・様式2及び同抄本の生成を選択すると、エクセル形式の幼児・児童・生徒指導要録及び同抄本が生成される。ただし、卒業時については、卒業処理(卒業年月日を入力し、卒業生台帳を生成する。)を行った上で、幼児・児童・生徒指導要録を生成する。

4　幼児・児童・生徒指導要録等生成上の留意事項

幼児・児童・生徒指導要録等の出力帳票に出力される成績情報等は、アクセスのデータベースに蓄積されたデータが反映される仕組みである。出力帳票上で成績情報等を修正しても、データベースに蓄積された成績情報等は修正されない。成績情報等の修正は、原則としてデータベース上で行うこと。また、アクセスのデータベースに蓄積された成績情報等に誤りがないかどうかは、各種出力帳票等により十分に点検を行うこと。例えば、成績会議や幼児・児童・生徒及び保護者との面談、進路先への送付等を行う前に、記載事項に誤りがないかどうか十分に確認を行うこと。特に、幼児・児童・生徒指導要録については、担任、学年教務、教務主幹(主任)、副校長の順で点検を行い、校長が確認を行う。修正が必要な場合は、担任が修正を行い、学年教務、教務主幹(主任)が、校長・副校長の指示により確認を行う。卒業時の確認については、卒業生台帳との照合も行う。点検のために幼児・児童・生徒指導要録等を印字する場合、規定の判ではなく、縮小印刷や拡大印刷をすることは全く問題ない。

第3　幼児・児童・生徒指導要録等の保存

1　pdf化

幼児・児童・生徒指導要録の記載事項が確定した時点で、原則として担任教諭が自分のTAIMS端末により幼児・児童・生徒指導要録(高校においては調査書を含む。)を外字が読める形式のpdfファイルに変換する。(注)

校長・副校長は、教務主幹(主任)を立ち会わせた上で、pdf化された幼児・児童・生徒指導要録を成績等管理サーバの管理職等のみ閲覧できる領域に設定したフォルダに格納する。これを指導要録の原本とする。

(注)　幼児・児童・生徒・保護者氏名に外字を使用している場合は、外字を登録してあるTAIMS端末でpdf化しなければならない。長期保存の観点から、外字一覧表を手書き等により作成し、卒業生台帳等とともに保管すること。

pdf化のためのソフトウェアは、下記表の中から学校が選択し、インストール申請を行う。

【pdf化に対応するためのfogosの改修版は、平成25年4月5日18時から配信している。

なお、特別支援学校の平成24年度時点の小学部第2・3・4学年児童の平成24年度以前の児童指導要録については、平成24年12月11日付24教指企第916号「指導要録の電子化に関する基本的事項について(通知)」に基づき開催した説明会で周知した手順によりpdf化する。

学校管理システム「賢者」等導入校については、別紙のとおり、今後、計画的に成績処理推奨ファイルによる成績処理に移行する。それまでの間は、「幼児・児童・生徒指導要録電子化の基準」2の(6)に示す手順を踏まえ、指導要録の電子化を行う。】

表

※　上記のうち、2については、各校の希望に応じて、概ね3ライセンスを配付済みである。

※　上記2から4のソフトウェアを新たに調達したり、ライセンス数を増やすための経費は自律予算により対応すること。

※　TAIMS端末の更新に伴い、平成26年度中に、0Sはマイクロソフト・ウィンドウズ7に、マイクロソフト・オフィスは2010に更新される予定である。これに伴い、pdf化は、マイクロソフト・エクセルにより行うことができるようになる。

2　保存・管理・廃棄

幼児・児童・生徒指導要録の電子データの保存・管理は、成績等管理サーバの管理職等のみが閲覧できる領域に幼児・児童・生徒の入学年度ごとのフォルダを作成して行う。

幼児・児童・生徒指導要録フォルダの構成については、平成24年12月21日付24教指企第917号「指導要録の電子保存に伴う成績等管理サーバの設定変更について(通知)」を参照すること。

学校は、上記第2の手順により作成した幼児・児童・生徒指導要録の保存・管理について、以下のとおり行う。

(1)　入学時・進級時

当該幼児・児童・生徒が入学した年度当初に様式1及び様式2を作成し、同年度末まで保存する。当該幼児・児童・生徒の進級が確定した時点で当該年度内に新たに様式1及び様式2を作成し、翌年度末まで保存する。

年度当初に作成した様式1及び様式2については、当該年度末に意思決定(起案)の上、廃棄する。ただし、当該年度に転出した幼児・児童・生徒のものについては、そのまま保存する。

なお、幼児・児童・生徒の入学時に幼稚園から小学校へ、小学校から中学校へ、中学校から高校へ送付される児童・生徒指導要録抄本については、紙媒体により、当該幼児・児童・生徒が在籍する年度末まで保存・管理する。

(2)　転出時

転出幼児・児童・生徒については、転出時点で様式1及び様式2を新たに作成し、保存するとともに、両書式ともに印字して、それぞれのページの欄外に「原本の記載と相違ないことを証明する。東京都立○○学校長○○○○」などと記入した上で、公印を押印して転出先の学校等へ郵送等により送付する。

新たに作成した様式1及び様式2については、在籍幼児・児童・生徒と同様に保存・管理する。ただし、年度当初に作成した転出幼児・児童・生徒の様式1及び様式2は、意思決定(起案)の上、廃棄する。

(3)　転入時・原級留置時

転入幼児・児童・生徒については、転入時点で前籍校(園)から送付された幼児・児童・生徒指導要録の写し等に基づいて、基本情報を推奨ファイルに登録して様式1及び様式2を作成し、当該学年のフォルダに格納して保存・管理する。

転入時の幼児・児童・生徒指導要録の写し等については、定められた保存年限に従い、紙媒体により保存する。(注)

原級留置生徒については、原級留置が決定した時点で、新たに様式1及び様式2を作成して、留置される学年のフォルダ内に格納するとともに、当該学年のフォルダ内の入学年度当初又は進級時に作成した様式1及び様式2は、当該学年の他の生徒と同様に保存・管理する。

(注)　幼児・児童・生徒の入学時に幼稚園から小学校へ、小学校から中学校へ、中学校から高校へ送付される幼児・児童・生徒指導要録抄本については、紙媒体により、当該幼児・児童・生徒が在籍する年度末まで保存・管理するものであるが、転入幼児・児童・生徒の幼児・児童・生徒指導要録の写し(紙媒体)は原本として、新たに電子で作成する幼児・児童・生徒指導要録とは別に、様式1は20年間、様式2は5年間、耐火庫等で保存・管理する。

なお、保存対象となる文書及び保存年限については、学校教育法施行規則第24条、第28条を参照すること。

(4)　卒業時

当該幼児・児童・生徒が卒業した時点で、卒業時に必要な情報を入力して当該年度内に様式1及び様式2を作成し、翌年度から、様式1については20年間、様式2について5年間保存・管理する。それぞれの保存年限が満了した時点で、意思決定(起案)し、廃棄する。

(5)　進学時

幼児・児童・生徒が小学校・中学校・高等学校に進学する場合は、当該の幼児・児童・生徒の指導要録抄本を印字し、余白に原本と相違ない旨記載し、公印を押印して、進学先の学校に紙媒体により送付する。

第4　成績処理推奨ファイルにおける幼児・児童・生徒指導要録等の様式及び取扱い

「幼児・児童・生徒指導要録電子化の基準」2電子化(1)期間にあるとおり、幼児・児童・生徒指導要録の記入の仕方等は、平成23年3月「東京都立特別支援学校幼稚部幼児指導要録」、平成24年3月「東京都立高等学校生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成24年3月「東京都立特別支援学校高等部生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成23年3月「東京都立特別支援学校小学部・中学部児童・生徒指導要録の様式及び取扱い」に加え、指導部高等学校教育指導課、義務教育特別支援教育指導課がそれぞれ新たに作成する、電子版の作成に特化した「記入の仕方(仮称)」によるものとする。ただし、基準別紙の別紙「記入の仕方」に記載する事項は、これらに優先するものとする。

第5　関連事項

1　電子化に当たっての学校支援

幼児・児童・生徒指導要録の電子化に当たっては、平成24年12月27日付24教指企第616号「(改正)成績処理推奨ファイル導入支援実施要項」に定めるとおり、導入校への支援を行う。ただし、平成26年3月　　日付の改正において、新たに対象とする都立学校等については、別紙のとおりとする。

2　成績等管理サーバの管理

電子化した幼児・児童・生徒指導要録を保存・管理する成績等管理サーバ及びセキュリティソフトウェアは、総務部教育情報課において所管する。

第6　庶務

本基準に基づいた幼児・児童・生徒指導要録の電子化に伴い必要となる事務については、教育庁指導部指導企画課がこれを処理する。

(補則)

第7　その他

本基準に基づいた幼児・児童・生徒指導要録の電子化に伴い新たに必要となる事項については、その都度教育庁指導部指導企画課長が定める。

【参考1】

高校用推奨ファイル　作業フロー

【参考2】

中学校用推奨ファイル　業務フロー

【参考3】

特別支援学校用推奨ファイル　業務フロー

1　児童・生徒指導要録の生成

児童・生徒指導要録は，各年度2回(年度当初及び年度末)生成する。

※　平成24年3月「東京都立高等学校生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成24年3月「東京都立特別支援学校高等部生徒指導要録の様式及び取扱い」、平成23年3月「東京都立特別支援学校小学部・中学部児童・生徒指導要録の様式及び取扱い」を参照すること。

2　PDF化

児童・生徒指導要録は、生成後、担任、学年教務、教務主任による点検、管理職による確認を経て、担任(学年教務、教務主任)がPDF化する。

3　指導要録フォルダへの格納

PDF化された児童・生徒指導要録は、当該児童・生徒分が間違いなく作成されていることを確認した上で、成績等管理サーバ内の指導要録フォルダ(注)に、管理職が格納する。

(注)　指導要録フォルダについては、平成24年12月21日付24教指企第917号「児童・生徒指導要録の電子保存に伴う成績等管理サーバの設定変更について(通知)」を参照すること。