この規程の改正に伴い、高額図書類となる金額、指定図書類の範囲及び図書類の購入等の手続事務について、下記のとおり定めたので、貴所属職員に周知の上、取扱いに遺漏のないよう願いたい。

なお、東京都教育委員会図書類取扱規程の一部改正について(昭和五十八年六月十五日五八教総庶第一七六号)は平成元年三月三十一日をもって廃止する。

記

目次

第一　用語の意義(第二条関係)

第二　購入等の方針(第三条関係)

第三　定期購読図書類の購入の協議(第四条関係)

第四　高額図書類の購入の協議(第四条関係)

第五　一般図書類の購入の協議(第六条関係)

第六　登録(第七条関係)

第七　会計書類への付記(第八条関係)

第八　整理保管(第九条関係)

第九　紛失の届出(第十条関係)

第十　廃棄(第十一条関係)

第十一　指定図書類(第十二条関係)

第十二　その他

第一　用語の意義(第二条関係)

一　この通知で使用する用語

この通知で使用する用語は、東京都教育委員会図書類取扱規程(平成元年四月一日東京都教育委員会訓令第十六号。以下「規程」という。)で使用する用語の例による。

二　図書類の意義

図書類は、定期購読図書類、高額図書類及び一般図書類に区分する。

なお、この区分とは別に規程第二条第十号の規定に基づき、この通知で指定する図書類を指定図書類とする。

三　高額図書類

規程第二条第八号の規定に基づいて、教育長が定める高額図書類は、次のとおりとする。

一部又は一組の予定価格が五万円以上のもので住宅地図類以外のもの

なお、五万円以上であれば、備品と消耗品との区別にかかわりなく、この高額図書類に該当する。

四　指定図書類の範囲

規程第二条第十号の規定に基づいて、教育長が指定図書類として指定する図書類の範囲は、次のとおりとする。

(一)　指定図書類の範囲は、別表(指定図書類一覧表)に掲げる範囲とする。すなわち、別表に掲げる指定組織が、同表の購入目的で購入する図書類に限って、指定図書類としての扱いを受ける。

(二)　別表に掲げる範囲内にある図書類であれば、定期購読図書類、高額図書類又は一般図書類のいずれであっても、指定図書類となる。

第二　購入等の方針(第三条関係)

一　図書類の購入に当たっては、規程第三条の購入等の方針等に十分留意して適切な図書類を選択し、購入後は適切に整理保管し、その十分な活用を図るものとする。

二　規程別表の図書類の購入基準の類別については、職務と密接度の高いものから配列することとしたので留意すること。

第三　定期購読図書類の購入の協議(第四条関係)

一　定期購読図書類の購入は、原則として年度当初に限ることとする。

二　定期購読図書類を購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、教育庁総務部総務課長(以下「総務課長」という。)の通知する期限までに総務課長に協議しなければならない。

協議の方法等については、前年度中に総務課長が通知する。

三　定期購読図書類を、年度の途中から購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を東京都教育委員会文書管理規則(平成十一年東京都教育委員会規則第六十四号)第二条第十九号に規定する文書総合管理システム(以下「文書総合管理システム」という。)で回付する場合にあっては別記第一号様式による定期購読図書類登録台帳(以下「定期購読図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、類別、刊別、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、購入目的・利用方法等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては定期購読図書類登録台帳に当該事項を記載して二部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、総務課長に協議しなければならない。

第四　高額図書類の購入の協議(第四条関係)

高額図書類を購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を文書総合管理システムで回付する場合にあっては別記第一号様式による高額図書類登録台帳(以下「高額図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、類別、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、購入目的・利用方法等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては高額図書類登録台帳に当該事項を記載して二部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、総務課長に協議しなければならない。

第五　一般図書類の購入の協議(第六条関係)

一　部において一般図書類を購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を文書総合管理システムで回付する場合にあっては別記第二号様式による一般図書類登録台帳(以下「一般図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、購入目的・利用方法、保管元等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては一般図書類登録台帳に当該事項を記載して二部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、総務課長に協議しなければならない。

二　所において一般図書類を購入しようとするときは、一と同様の事務を行い、当該所の庶務主管課長に協議しなければならない。

第六　登録(第七条関係)

一　定期購読図書類の登録

(一)　年度当初の登録

年度当初から購入するものとして上記第三の一の協議があった定期購読図書類の登録は、年度ごとに総務課長が作成する「定期購読図書類の年間登録一覧表」への登載をもって行う。

(二)　年度途中の登録

総務課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に定期購読図書類登録、年度及び登録番号を記録する。この場合においては、「定期購読図書類登録／　　年度／番号　　／教育庁総務部総務課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に必要な事項を加えるものとする。

また、総務課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に別記第三号様式により当該事項を記載する。

(三)　定期購読図書類の登録の有効期限

定期購読図書類については購読目的、利用方法等を常に見直す必要があるため、その登録の有効期限を当該年度の末までとする。したがって、既に定期購読している図書類であっても、毎年度総務課長に協議し、登録しなければならない。

(四)　図書類登録台帳の保管

登録済みの定期購読図書類登録台帳は、教育庁総務部総務課(以下「総務課」という。)及びその定期購読図書類を購入する課で各一部を保管する。

二　高額図書類の登録

(一)　登録番号等の記録等

ア　総務課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に高額図書類登録、年度及び登録番号を記録する。この場合においては、「高額図書類登録／　　年度／番号　　／教育庁総務部総務課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に必要な事項を加えるものとする。

また、総務課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に別記第四号様式により当該事項を記載する。

イ　総務課長は、高額図書類登録台帳に、アと同じ登録番号等を記録し、又は記載する。

ウ　総務課長が記録し、又は記載する登録番号は、年度ごとの一連番号とする。

(二)　図書類登録台帳の保管

登録済みの高額図書類登録台帳は、総務課及びその高額図書類を購入する課で各一部を保管する。

三　一般図書類の登録

(一)　登録番号等の記録等

ア　総務課長及び所の庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に一般図書類登録、年度、登録番号及び教育庁総務部総務課又は登録を行う所の庶務主管課名を記録する。この場合において、総務課長にあっては「一般図書類登録／　　年度／番号　　／教育庁総務部総務課」と、所の庶務主管課長にあっては「一般図書類登録／　　年度／番号　　／　　所　　課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に必要な事項を加えるものとする。

また、総務課長及び所の庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に別記第五号様式により当該事項を記載する。

イ　総務課長及び所の庶務主管課長は、一般図書類登録台帳に、アと同じ登録番号等を記録し、又は記載する。

ウ　総務課長及び所の庶務主管課長が記録し、又は記載する登録番号は、年度ごとの一連番号とする。

(二)　図書類登録台帳の保管

登録済みの一般図書類登録台帳は、登録をした課及びその一般図書類を購入する課で各一部を保管する。

第七　会計書類への付記(第八条関係)

図書類の購入に係る支払等に関する会計書類には、規程第七条の規定に基づき、登録済みであることを示さなければ、その経費を支出することができないので留意すること。

なお、年度当初の定期購読図書類の登録済みであることの表示は、当該会計書類(別記第三号様式を表面余白に表示したもの)に、総務課長が行うものとする。

第八　整理保管(第九条関係)

一　定期購読図書類の整理保管

(一)　図書類の保管

文書主任又は文書取扱主任(以下「文書取扱主任等」という。)は、当該課で購入している定期購読図書類を整理保管する。

(二)　図書類登録台帳の整理

文書取扱主任等は、年度途中に登録した定期購読図書類登録台帳を取りまとめて保管するとともに、その内容を「定期購読図書類の年間登録一覧表」の該当箇所に転記しておくものとする。

二　高額図書類の整理保管

(一)　図書類の保管

文書取扱主任等は、当該課で購入した高額図書類を整理保管する。

(二)　図書類登録台帳の整理

文書取扱主任等は、登録した高額図書類登録台帳を取りまとめて保管する。

(三)　所属の表示

文書取扱主任等は、購入した高額図書類に別記第六号様式により、部課名又は所名、備品か消耗品かの別、購入した年度を表示し、高額図書類登録台帳に記載した購入番号を付する。

三　一般図書類の整理保管

(一)　一般図書類の保管

文書取扱主任等は、当該課で購入した一般図書類を整理保管する。

(二)　図書類登録台帳の整理

文書取扱主任等は、登録した一般図書類登録台帳を取りまとめて保管する。

なお、この整理の方法により難い場合は、総務課長の承認を得て、別の方法により整理することができる。

(三)　所属の表示

文書取扱主任等は、購入した一般図書類に別記第六号様式により、部課名又は所名、購入した年度を表示し、「消耗品」の欄に丸印を付け、一般図書類登録台帳に記載した購入番号を付する。

第九　紛失の届出(第十条関係)

図書類を紛失した場合又は盗難にあった場合は、当該図書類を管理する課長は、登録をした課長に速やかに届け出なければならない。

第十　廃棄(第十一条関係)

一　図書類を管理する課長は、図書類の必要性を随時見直し、不要となった図書類があれば、廃棄するものとする。

二　高額図書類を廃棄する決定をしたときは、図書類を管理している課長は高額図書類登録台帳の備考欄に、廃棄年月日及び確認者名を記載する。

第十一　指定図書類(第十二条関係)

規程第十二条の規定に基づいて、教育長が定める指定図書類の購入等の手続については、次のとおりとする。

一　独自の手続と総務課長の承認

指定図書類に関しては、規程第四条及び第六条に定める協議並びに規程第七条に定める登録等を行う必要はない。指定図書類を購入する事案の決定又は審議をする者は、総務課長の承認を得て、実態に合わせた独自の購入の協議、登録、整理保管、紛失の届出、廃棄等の手続を定めることができる。

なお、独自の手続を定めない場合には、一般図書類に準じて購入等の手続を行うものとする。

二　規程の適用

規程のうち、第四条及び第六条から第十一条までの規定以外で、図書類全般について定めている規定は、指定図書類に対しても適用されるので留意すること。

三　総務課長の承認に係る経過措置

教育長が別に定める指定図書類について(昭和五十八年六月十五日五八教総庶第一七六号教育長通知)において指定図書類とされていた範囲の図書類の手続については、既に一の総務課長の承認を得たものとみなす。

四　指定番号の記録等

指定図書類の購入に係る起案文書又は契約、支払等に関する会計書類には、別表の指定図書類一覧表中のいずれの指定図書類を購入するかを明らかにするため、当該起案文書又は会計書類を文書総合管理システムで回付するときにあっては指定番号及び指定組織名を記録し、起案用紙等で回付する場合にあっては別記第七号様式により当該事項を記載するものとする。

五　適切な購入、活用等

指定図書類の購入に当たっても、指定図書類以外の図書類と同様に、適切な図書類を選択するよう努める必要がある。そのためには、図書類選定のための会議を開催する等により購入の適正化を図ることが必要である。

また、購入した指定図書類を適切に整理保管し、その十分な活用を図るものとする。

第十二　その他

一　寄贈を受けた図書類について必要があると認めるときは、当該図書類を管理する課長は規程及びこの通知に基づいて、整理保管及び廃棄を行うことができる。

二　備品である高額図書類を廃棄する場合において、規程及びこの通知に定めるもののほか、東京都物品管理規則等に基づく手続を要するものについては、その定めに基づく所要の手続を行うものとする。