この要綱(以下「本要綱」という。)は、東京都統計調査条例(昭和三十二年東京都条例第十五号。以下「条例」という。)第九条及び第十条の規定に基づき、東京都教育委員会(以下「教育委員会」という。)が都統計調査の調査票情報を利用し、又は提供するに当たっての事務処理について必要な事項を定めることを目的とする。

第二　定義

一　調査票情報

本要綱において「調査票情報」とは、条例第九条に規定するものをいう。

二　都統計調査

本要綱において「都統計調査」とは、条例第二条第二項に規定するものをいう。

三　庁

本要綱において、「庁」とは、東京都教育庁設置規則(昭和二十三年東京都教育委員会規則第二号)に定める東京都教育庁をいう。

四　部

本要綱において、「部」とは、東京都教育庁処務規則(昭和四十五年東京都教育委員会規則第三十四号)第二条第一項に規定する部をいう。

五　所

本要綱において、「所」とは、教育事務所、教育庁出張所及び事業所(教育委員会が所管する教育機関のうち、学校を除いたものをいう。以下同じ。)をいう。

六　課

本要綱において、「課」とは、部及び所の課(課に相当する室及び支所を含む。)をいう。

第三　調査票情報提供責任者等

一　都統計調査を実施した部又は所に、その都統計調査に係る調査票情報の提供に関する総括責任者(以下「総括調査票情報提供責任者」という。)を置く。

総括調査票情報提供責任者は、部又は所の長をもって充てる。

二　都統計調査を実施した課(以下「調査実施課」という。)に、その都統計調査に係る調査票情報の提供に関する責任者(以下「調査票情報提供責任者」という。)を置く。

調査票情報提供責任者は、課の長をもって充てる。

第四　事前相談

調査票情報提供責任者は、条例第九条又は第十条に基づき、調査票情報の利用を希望する者(以下「申出者」という。)から連絡・相談等があった場合、条例第九条又は第十条の趣旨、利用の制限(守秘義務、利用期間、提供可能な情報)、審査基準等について説明を行う。

第五　申出手続

一　申出書の提出

調査票情報の提供の申出は、申出者が、事前に東京都教育委員会教育長宛ての文書(様式第一号。以下「申出書」という。)をもって行うものとし、提出先は当該調査票情報提供責任者とする。

二　申出者

(一)　条例第九条に該当する場合

条例第九条に基づく調査票情報の利用又は提供の申出の場合は、「当該組織」にその利用を認めるものであり、次のとおりとする。

ア　調査実施課が、当該調査票情報を二次利用する場合は、同課において、その二次利用について三の事項を第六に基づき審査し、利用の可否の決定を行う。

イ　調査実施課以外の課が、調査実施課に提供の申出を行う場合は、本申出は利用する課の長をもって行う。

(二)　条例第十条第一号に該当する場合

条例第十条第一号に基づく申出の場合は、申出を行った「当該組織」にその利用を認めるものであり、「当該組織に所属する個人」の利用を認めるものではない。

したがって、本申出は国の行政機関の長、地方公共団体の長その他の執行機関、都が設立した地方独立行政法人の長をもって行う。

(三)　条例第十条第二号に該当する場合

条例第十条第二号に基づく申出の場合は、東京都統計調査条例施行規則(以下「施行規則」という。)第六条第二項で定める統計の作成等を行う者であり、申出者は法人又は個人の場合がある。

ア　申出者が法人である場合には、本申出はその代表者をもって行う。その際には、当該法人の名称及び所在地も併記する。

イ　申出者が個人である場合には、本申出は当該個人が行う。その際には、当該個人の住所及び生年月日も併記する。

三　申出書の記載事項及び添付書類

申出書には、次の①から⑨までに掲げる事項について記載する。

①　都統計調査の名称

②　調査票情報の利用目的

③　調査票情報の利用者の範囲

④　利用する調査票情報の名称及び範囲

㋐　名称

㋑　年次等

㋒　地域

㋓　属性的範囲

⑤　利用する調査事項及び利用方法

⑥　利用場所、利用環境、保管場所及び管理方法

⑦　利用期間

⑧　結果の公表方法及び公表時期

⑨　転写情報の利用後の処置

なお、記載事項の詳細、記載例及び添付書類は、次の(一)から(九)までのとおりとする。

(一)　都統計調査の名称

申出に係る都統計調査の名称を記載する。

(二)　調査票情報の利用目的

調査票情報の利用目的を、具体的に記載する。

このほか、次のイ及びウに該当する申出は、必要書類を添付する。

ア　条例第九条に該当する申出

利用目的は、統計の作成、統計的研究又は統計を作成するための調査に係る名簿の作成に限られる。

イ　条例第十条第一号に該当する申出

利用目的は、統計の作成、統計的研究又は統計を作成するための調査に係る名簿の作成に限られるとともに、都と協力して行う統計調査に係るもの又は都が都の施策の推進に資すると認めるもの、その他特別な事情があると認めるもの(施行規則第五条第二項及び第三項に該当)に限られる。

これらの場合は、必要に応じてその関係を示す文書の写し等を添付する。

ウ　条例第十条第二号に該当する申出

利用目的は、統計の作成又は統計的研究に限られるとともに、都から委託を受けた調査研究に係るもの又は都と共同して行う調査研究に係るもの(施行規則第六条第二項に該当)に限られる。

これらの場合は、その関係を示す文書の写し及び調査研究の概要に関する資料を添付する。

≪記載例≫

・　「○○基本計画」を策定するための基礎資料として、…の実態を把握する。

・　○○統計調査を実施するに当たっての調査対象を選定する。

・　○○調査の調査票情報と△△調査の調査票情報をマッチングすることにより「・・・に関する研究」を行うための基礎統計データを作成する。

(三)　調査票情報の利用者の範囲

調査票情報を利用する者全員について、その所属機関名、役職名、氏名、また必要に応じて住所、生年月日を記載すること。

≪記載例≫

・　○○局○○部○○課課長代理(○○係長)○○○○(氏名)

同　　　　　　　　○○係　○○○○(氏名)

・　○○局○○部○○課の○○担当職員

・　○○大学経済学部教授○○○○(氏名)

・　○○から集計事務を受託した株式会社○○の○○部○○課の電子計算機担当職員

このほか、次のア又はイに該当する場合には、必要書類を添付する。

ア　条例第十条第二号により調査票情報の利用を申し出る場合で、国の行政機関若しくは地方公共団体の職員、特定独立行政法人若しくは特定地方独立行政法人の役職員又は法令の規定により公務に従事するとされている者(以下「公務員等」という。)以外の者が利用する場合には、その全員が、厳格に秘密を守る旨等を認め記名した誓約書(様式第二号)を添付する。

イ　申出者が、条例第十条に基づく調査票情報の利用に係る業務を公務員等以外の者に委託等する場合には、業務の委託等に係る契約書の写しを添付し、契約書のほかに、秘密保護に係る覚書等を取り交わしている場合には、当該覚書等の写しも添付する。

なお、契約締結前である等の事情で委託契約書及び覚書等の写しが添付できないときには、代替文書(様式第三号)を添付する。

また、調査票情報の利用に係る業務を委託する場合にあっては、その委託契約に当たり、秘密保護の観点から、次の事項を契約書又は覚書等に明記する等適切な措置を講ずること。

①　善良なる管理者の注意義務に関する事項

②　秘密保持義務に関する事項

③　適正管理義務に関する事項

④　調査票情報の転写、貸与及び提供の禁止に関する事項

⑤　調査票情報等の集計のための作業の過程で作成し、不要となった入出力媒体の廃棄に関する事項

⑥　業務の再委託の禁止に関する事項

⑦　調査票情報の管理状況についての検査に関する事項

⑧　事故又は災害発生時における報告に関する事項

⑨　違反した場合の契約解除の措置その他必要な事項

(四)　利用する調査票情報の名称及び範囲

ア　名称

利用する調査票情報が、どの調査票に関する情報であるのかを記載する。

なお、調査票が多くなる場合には、適宜番号を付して列記する等、分かりやすく記載する。

≪記載例≫

・　○○調査票(甲及び乙)

・(ア)　○○調査票(年次分調査用)

(イ)　○○調査票(月次分調査用)

(ウ)　○○調査票(基本情報調査用)

イ　年次等

前記アに記載した調査票情報の年次等について記載する。

なお、年次等によって、利用する調査票情報が異なる場合には、それが明確になるように記載する。

≪記載例≫

・　平成十九年及び二十年

・　平成二十年四月分から二十年十二月分までの各月分

・　平成十九年(○○票、△△票、□□票)、平成二十年(○○票のみ)

ウ　地域

どの地域の調査票情報であるかを記載する。

同一の申出の中に複数の利用者が存在し、利用者によって、それぞれ使用する調査票情報の地域的範囲が異なる場合には、この部分において記載する。

地域属性について複数の概念がある場合には、○○区在住者、○○区通勤者等と、適宜書き分ける。

≪記載例≫

・　都全域分

・　○○市分

・　○○が利用する場合にあっては都全域、○○が利用する場合にあっては、○○市に係るものに限る。

エ　属性的範囲

特定の属性的範囲について利用する場合に記載する(この項目に記載のない場合には、属性的範囲に限定のないものとみなす。)。

≪記載例≫

・　従業員三〇人以上の事業所

・　資本金一、〇〇〇万円以上の法人

(五)　利用する調査事項及び利用方法

ア　調査事項

調査票の調査事項のうち、利用する事項を全て記載し、項目が多くなる場合には、適宜番号を付して列記する。一覧表形式で記載する等により、円滑な審査、的確な項目の抽出が可能となるよう、分かりやすく記載する。

調査事項を基に加工して二次的に作成した項目(ウエイト等)についても必要に応じて記載する。

年次等により事項名が異なる場合は、それぞれ明確に記載する。

特に、調査対象の名称、識別番号、住所・所在地(調査対象が特定できるもの。)は原則として提供しないが、統計を作成するための調査に係る名簿の作成又は複数の統計調査の結果を結合する過程で中間的に利用する場合には、利用する理由を明確に記載する。

≪記載例≫

・　区市町村番号、事業所一連番号、資本金、生産額

イ　利用方法

調査票情報を利用する方法について、誰が、どのようなコンピュータの環境において、どのような方法で利用するのかについて具体的に記載する(利用する調査票情報ごとに利用者が異なる場合は、その旨も併せて明記する。)。

その際、閲覧、転写、集計の別を明示するとともに、調査票情報を転写する場合には必要に応じて転写様式を添付する。

原則として、統計の作成を行う場合は集計様式、統計的研究を行う場合は電子計算機による分析出力様式を、全て添付する。

分析出力様式等の作成が困難な分析手法による場合で、調査票情報提供責任者が認めるときは、所要の審査が必要な範囲において、当該分析に利用する変数、出力する統計値、適用する具体的な分析手法等を具体的に記述する。

≪記載例≫

・　○○局○○部○○課の○○担当職員が、同課内において外部ネットワークと物理的に接続していないパソコンにおいて提供を受けたＣＤ―Ｒを用いて集計を行う。集計様式は別添のとおり。

・　○○大学の○○教授及び○○助教が、○○大学○○教授の研究室において、外部ネットワークと物理的に接続していないパソコンにおいて提供を受けたＭＯを用いて統計的分析を行う。分析出力様式は別添二のとおり。

(六)　利用場所、利用環境、保管場所及び管理方法

調査票情報を利用し保管する場所を限定して具体的に記載する。

また、調査票情報を管理するための責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。

≪記載例≫

施錠可能な○○省○○局○○課電子計算機室内に限定して利用し持ち出しを禁止するとともに、職員が電子計算機室内に入る職員を相互にチェックする。

また、外部のネットワークに接続しないサーバ及び○台のクライアントから構成される電子計算機室内だけのＬＡＮ環境で調査票情報を使用するとともに、調査票情報及び中間生成物は全て外付けのドライブに格納しサーバ及びクライアントに内蔵される記憶装置には一切の情報の蓄積を行わない。

さらに、これらの情報を使用しないときは、当該外付けのドライブをサーバ又はクライアントから外し、電子計算機室内の施錠可能なキャビネットで施錠して保管する。管理責任者は電子計算機室に所属する○○課長とし、定期的に点検を行う。

(七)　利用期間

希望する利用期間について、その始期と終期を記載する。特に終期については、年月日が特定できるようにする。

なお、利用期間は、その利用に必要最小限の期間とし、提供を受ける年度(四月から翌年三月まで)内とする。やむを得ない合理的な理由により利用期間が当該年度を超える場合は、利用申出を改めて行う。

≪記載例≫

・　平成二十一年七月一日から同年十一月三十日までの間

・　提供を受けた日から平成○年○月○日までの間

(八)　結果の公表方法及び公表時期

調査票情報を利用した統計の作成等の結果及び当該結果を用いた調査研究等の成果を公表するか否かを記載する。

公表する場合には、その方法及び時期を明記するとともに、公表しない場合は、その理由を明記する。

また、個々の調査対象者に関する事項について必要な秘匿措置を行うことを併記する。

≪記載例≫

・　集計結果は、平成二十一年三月末日までに印刷物(その名称を明記)として公表する。なお、公表の際、事業所数が一又は二となる場合には秘匿するほか、三以上となる場合であっても、個々の事業所の秘密が漏れない方法により行う。

・　○○統計調査の調査対象名簿として使用し、公表しない。

・　□□審議会における○○基本計画策定のための基礎資料として使用し、審議会への資料提出をもって公表とする。

・　○○白書への掲載をもって、公表とする。

(九)　転写情報の利用後の処置

利用期間終了後の処置(焼却、消去、返納、溶解又は裁断(以下「廃棄」という。))について記載する。

なお、調査票情報を利用する過程で個々の調査対象ごとにその報告内容が判別できる中間集計表を作成する場合には、当該中間集計表の取扱いについても同様とする。

≪記載例≫

・　転写した情報については、当該目的以外に利用しないこととし、利用期間終了後直ちに消去する。

また、集計に用いた中間集計表についても、当該目的以外に利用しないこととし、利用期間終了後直ちに、電磁的記録は消去し、紙媒体は裁断する。

第六　申出に対する審査

一　審査担当

申出書の審査は調査票情報提供責任者が行う。

二　審査基準

申出書については、次の(一)から(九)までの審査基準に基づき審査し、応諾するか否かを決定する。

(一)　基本的基準

条例第九条又は第十条に該当し、かつ、調査票情報の利用に際して、調査対象者の秘密保護に欠けることがなく、統計法(平成十九年法律第五十三号)第三十九条及び第四十一条又は条例第十四条及び第十五条が確実に遵守されると認められる場合とする。

(二)　調査票情報の利用目的

ア　条例第九条に該当する申出

利用目的が、次の(ア)から(ウ)までのいずれかであるとともに、申出者の名義人が課の長であり、かつ、当該調査票情報を利用して行う統計の作成等又は統計を作成するための調査に係る名簿の作成が、個人の利用ではなく当該組織として必要であると認められること。

(ア)　統計の作成目的であること。

「統計の作成」とは、その統計調査が本来作成を予定していた統計以外の統計を作成することを意味する。

複数の調査票情報を接続するために中間的に調査票情報のうち数量化になじまない情報(法人の名称など)を利用し、最終的に「統計の作成」を行う場合については、当該数量化になじまない情報の利用についても「統計の作成」目的に含まれる(注一)。

注一)　例えば、A調査票情報の「法人名」、「売上高」等とB調査票情報の「法人名」、「研究経費内訳」等を接続するため、両調査票情報に共通する項目である「法人名」をキーとして双方のデータをマッチングして、「売上高」と「研究経費内訳」に関する統計を作成する場合、「法人名」は個別に識別されず、また集計の対象ともされずに、「売上高」と「研究経費内訳」に関する統計が作成されるため、「統計の作成」に包含されるものである。

(イ)　統計的研究目的であること。

「統計的研究」とは、調査票情報を利用して行う統計的手法による研究を意味する。例えば、集団の傾向等を分析し、統計の誤差の評価を行い、統計調査の計画に関する改善案を取りまとめる研究や、集団の傾向等の把握のために回帰分析(注二)を行って回帰式を推定する研究等が本区分に該当する。

なお、個別の調査客体の情報に着目した個別事例研究などは含まれない。

注二)　「回帰分析(Regression analysis)」とは、家計の収入と支出のように一方の変数が他方の変数の決定要因又は説明要因と考えられるとき、最小二乗法によって回帰式を推計し、両変数の関係を分析することを回帰分析という。説明要因と考えられる変数が二つ以上あると考えられるとき、同様の方法で三つ以上の変数の関係を分析することを重回帰分析という。説明変数と考えられる変数や回帰式の形を選定したり、取捨選択することも、回帰分析や重回帰分析の一環である。

(ウ)　統計を作成するための調査に係る名簿の作成目的であること。

作成する名簿は、書面、電磁的記録等その媒体、形式を問わない。当該名簿は条例第九条又は第十条第一項に規定する者が行う「統計を作成するための調査に係る名簿の作成」のみに用いられることを要する。

「統計を作成するための調査」には、統計の作成を目的として個人又は法人その他の団体に対し意識等の報告を求めることにより行う調査(いわゆる意識調査、世論調査の類)についても含まれる。

なお、「統計を作成するための調査」以外の別の目的で利用される名簿を作成することは認められない。

イ　条例第十条第一号に該当する申出

利用目的が、前記アの(ア)から(ウ)までのいずれかであるとともに、申出者の名義人が組織の長であり、かつ、当該調査票情報を利用して行う統計の作成等又は統計の作成するための調査に係る名簿の作成が、個人の利用ではなく当該組織として必要であると認められること。

また、必要に応じて施行規則第五条第二項及び第三項に該当することを証明する文書の写し等が添付されていること。

ウ　条例第十条第二号に該当する申出

利用目的が、前記アの(ア)又は(イ)のいずれかであるとともに、施行規則第六条第二項に該当することを証明するための、委託研究、共同研究の関係を示す文書の写し及び調査研究等の概要に関する資料が添付されていること。

なお、条例第十条第二号に該当する者については、「統計を作成するための調査に係る名簿の作成」は認められていないため、確認に際しては留意すること。

(三)　調査票情報の利用者の範囲

調査票情報の利用者の範囲は必要最小限とし、職務に関して利用する場合であること。

また、学生(大学院生を含む。)は認められない。

なお、条例第十条第二号により調査票情報の利用を申出る場合には、第五の三の(三)のアに示される誓約書が添付されていること。また、調査票情報の集計処理等を外部委託する場合には、第五の三の(三)のイに示される書類が添付されていること。

(四)　利用する調査票情報の名称及び範囲

調査票情報の名称、年次等、地域範囲、属性範囲が利用目的から判断して、必要最小限となっており、不要と考えられるものが含まれていないこと。

また、調査票の原票は提供しない。

(五)　利用する調査事項及び利用方法

ア　名簿目的以外の場合

利用する調査事項が、利用目的及び集計様式又は電子計算機による分析出力様式から料断して、必要最小限となっており、不要と考えられるものが含まれていないこと。また、添付された集計様式が既に公表されている集計結果から作成できない場合であること。

調査対象の名称、識別番号、住所・所在地(調査対象が特定できるもの。)は、統計を作成するための調査に係る名簿の作成又は複数の統計調査の結果を結合する過程で中間的に利用する場合以外には提供しない。

イ　名簿目的の場合

利用する調査事項が、名簿の利用として必要最小限となっており、不要と考えられるものが含まれないこと。

(六)　利用場所、利用環境、保管場所及び管理方法

次のアからキまでの条件を全て満たすこと。

また、東京都教育委員会の都統計調査に係る調査票情報の管理要綱(平成二十一年四月一日付二一教総情第九号)第八に基づき、適正に処理させること。特に調査対象者の名称等を提供する場合は慎重を期すること。

ア　調査票情報の利用場所については、施錠可能な物理的な場所に限定されており、当該利用場所から調査票情報等が持ち出されないこと。

なお、当該利用場所は分散しないことが望ましく、分散する場合は、正当な理由が記述されていること。

イ　調査票情報が限定された媒体に格納され、当該限定された媒体が施錠可能なキャビネット等で保管されること。

なお、当該場所は利用場所と同一であることが好ましく、別々となる場合は、その理由が妥当であること。

ウ　調査票情報の利用時に上記アの利用場所に存在する者が制限される、又は、何らかの確認行為が行われること。

エ　調査票情報の利用時のコンピュータの環境として、インターネット等の外部ネットワークに接続した状態ではないこと。

オ　調査票情報を利用するコンピュータ等に、次の(ア)から(エ)までの導入が図られていること。

(ア)　アンチウイルスソフト

(イ)　セキュリティホール対策

(ウ)　ID・パスワード認証

(エ)　スクリーンロック

カ　外部ネットワークに接続する可能性のあるコンピュータや利用者以外の者が使用するコンピュータに調査票情報及び中間生成物を残留させないこと。

キ　管理責任者を置き、その管理する調査票情報の管理の状況について、定期的に点検を行うこと。

(七)　利用期間

統計の作成又は研究等の期間に照らして、適切な期間であること(できるだけ短期間であること。)。

(八)　結果の公表方法及び公表時期

閲覧又は転写した調査票情報をそのまま公表する場合は認められない。

また、結果を公表しない場合、その理由が妥当なものであること。

なお、集計した結果を公表する場合には、個々の調査対象者に関する事項が特定、類推されることがないように、秘匿措置がなされること。

調査票情報提供責任者は、当該集計結果と既に公表されている集計結果から個々の調査対象者に関する事項が特定等されることがないように確認等を行う。

(九)　転写情報の利用後の処置

転写情報及び中間集計表は、利用後直ちに廃棄されること。

三　記載事項に変更が生じた場合の取扱い

記載事項に変更が生じた場合には、変更後の申出全体について改めて申出を必要とする。

ただし、利用者の組織名・役職名の変更等、形式的な変更の場合については、この限りではない。

第七　審査結果の通知

一　承諾した場合

総括調査票情報提供責任者は、申出者に対し、承諾通知書(様式第四号)を送付する。申出事項を変更し、又は、条件を付して承諾した場合には、その事項も併せて通知する。

二　承諾しない場合

総括調査票情報提供責任者は、申出者に対し、不承諾通知書(様式第五号)を送付する。

第八　調査票情報の提供

提供の手段は直接の受け渡しを原則とする。ただし、遠隔地である等やむを得ない理由があり、提供先から必要とされる切手が送付される場合にあっては書留による送付にも対応するものとする。

情報漏洩防止の観点から、電子媒体転写分については、暗号化し、かつ、パスワードを付して提供し、パスワードの連絡は電子媒体の提供とは別に行う。

インターネット等を通じたオンラインによる調査票情報の提供は行わない。

第九　調査票情報の利用期間中及び終了後の処置の確認

一　利用期間中の対応

調査票情報提供責任者は、必要に応じて、職員の派遣を行う等により調査票情報の利用環境等の確認等を行う。

二　利用期間終了後の処置

申出者は、調査票情報から生成されるもののうち申出書に添付した集計様式又は分析出力様式に提示されている以外のものについて、調査票情報及びその中間生成物の全てを消去するとともに、これらの利用後の処置について、様式第四号(別紙一)により、調査票情報の提供を受けた調査票情報提供責任者に報告する。

なお、調査票情報提供責任者は、利用後の処置について確実にこれが消去等の措置が実施されているか必要に応じて確認を行う。

三　利用成果の報告

申出者は、当該利用期間の終了後に、当該調査票情報の利用成果について、様式第四号(別紙二)により、調査票情報提供責任者に報告する。

四　調査票情報の不適切利用への対応

調査票情報の提供において、目的外利用や情報漏洩等の問題が生じた場合、法令に規定された罰則のほか、一定期間の提供禁止等の措置を講じる。

附則

附則

附則